予算作成・予算管理代行

計画なき経営は、支出が膨らみ、直ぐに経営難に陥ってしまいます。中小・中堅企業においては、倒産の可能性すらあります。

安定した経営を行う上で、予算策定と予算管理は欠かせません。

あらかじめ１事業年度のお金の使い道を計画することで、無駄な支出を減らすことができます。

策定した予算との乖離が大きくなった場合には、予算管理によって予算修正が必要になります。

あらかじめ予算を策定することで、日々の業務においてやるべき項目が明確になります。

目指すべき目標が明確なため、無駄な業務に時間を費やすことが避けられます。

方向性が定まっていることは、意思決定のスピードにもいい影響を与えます。

社会の変化に柔軟に対応していくことは、企業が反映していくための必須の要素です。

策定した予算をもとに素早い判断を下せば、トレンドに乗り遅れず事業を展開できます。

先ず、予算策定の方針を決定します。

方針がなければ、具体的な予算の内容がバラバラになるため、最初に方針を決めるのが重要なポイントです。

一般的に、中小・中堅企業においては、第3四半期を過ぎた頃に予算策定の準備を始め、遅くとも期末の2カ月前までには決定します。

予算編成部署（一般的には、経営企画室または経理部など）が経営戦略と利益目標を設定し、全社の予算編成方針の原案を予算会議に提出します。

全社方針が確定したら、部門ごとに予算とリソースを割り当てます。各部門の担当者が、全社利益の目標を達成するための予算を策定します。

この作業は、1カ月ほどの余裕を持って期限を設定するとスムーズです。

各部門の担当者は損益予算と財務予算を策定して、予算編成部署に提出します。損益予算を先に策定し、次に財務予算を策定します。

損益予算は損益計算書に関連する、売上高予算や費用予算が対象となります。

財務予算は資金繰りに関連する予算で、資金収支に基づき策定します。

部門別の予算が集まったら、それらを集計して総合予算を策定します。

集計する際は、部門ごとに数値の正当性を検証するほか、実現可能性や目標設定の妥当性を確認します。

全社の利益目標との調整作業も、現場と経営層の乖離を埋めるために重要です。

部門別の損益予算と財務予算の精査が完了し、総合予算を策定し予算会議に提出します。

予算会議の審査終了後に社長の決裁を得た後、策定した予算を各部門に示達します。

予算は策定するだけでは意味がなく、予算と実績の進捗管理と予実分析をしていくことが重要です。

予算策定を行うにあたり、根拠のある数値を用いる点が重要です。

過去の実績データをもとに予算の数値を設定します。

数値を論理的に導き出すことで、説得力のある予算を策定することが可能になります。計算の誤りや数値同士の矛盾がないかを確認することも大切です。

策定した予算の実現可能性も、重要なポイントです。現実的でない目標では机上の空論に終わってしまいます。

業績を評価するための指標を用意し、目標達成までの道のりを描いておくと予算管理を行う際に役立ちます。

予算編成の方針策定と全社予算の策定は予算編成部署が行いますが、部門別の予算策定は各部門の担当者が行うことが大切です。

現場を知らない人が部門別の予算を策定しても、具体的な業務内容がわかっていないため、表面的な数字になる可能性があります。

現実的で具体性のある予算を組むためには、現場の担当者が責任を持って策定する必要があります。

更に、部門別の予算は、部門の全社員に通知し理解させることが重要です。

予算管理とは、月次単位で策定された予算の計画と実績を把握して分析することで「予実分析」とも言われます。

予算は、会社の利益目標を達成するための計画です。そのため、確実に実行されているか管理し、進捗に乖離がある場合は、どこに課題があるのかを分析しなければなりません。

企業の経営状況を正しく把握する上でも重要な管理指標の一つです。

会社の経営戦略や経営方針を策定しても、それだけでは目標を達成できません。

ゴールまでの道筋を明確にしなければ、いつどのような行動をすべきか分からないからです。

しかし経営計画を予算として数値化できれば、部門や担当者ごとに達成すべき目標としてブレイクダウンすることが可能となります。

業務計画は経営方針に沿って作成すべきもの。しかし抽象的な目標や方針では、実際の業務イメージが湧きません。

予算が部門や担当者ごとにブレイクダウンできれば、従業員それぞれの具体的な業務計画を作成することができます。

予算が計画通りに実行されているか、目標は達成されているかなど、予算とその実績を比較することが、予算管理の重要な目的です。

予実管理が行われていれば、目標に対する進捗状況を判断できます。

また、計画通りに進んでいない場合は、原因を分析して次のアクションを検討するといったPDCAサイクルを回すことも可能です。

予算の達成状況や進捗、達成を阻む要因を突き止めることで、会社としての経営計画を見直す必要があるか判断することもできます。

阻害要因が内部にある場合は、予算の管理方法や目標の修正を行います。外部要因で達成できないようであれば、当初の経営計画を見直すことも必要です。