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最終更新日  2024年04月13日

内部通報窓口の外部委託

従業員の皆様の中には、職場での不正、いじめ、パワハラ、セクハラ、差別などを受け悩んでいても、社内で声をあげることができないケースが決して少なくありません。
当社では、そうした従業員の皆様の「駆け込み寺」として、社外ヘルプデスクを運用しております。 

内部通報制度の機能不全

中古車販売大手ビッグモーター(東京都多摩市)の保険金不正請求など企業の不祥事が相次いでいることを受け、消費者庁は26日までに内部通報制度の実効性向上に向けた報告書をまとめた。機能不全の要因として「規範意識の鈍麻」などを挙げ、経営トップによる制度の理解や制度に関する情報を積極的に発信することが重要との提言を盛り込んだ。

27日に報告書を公表する。消費者庁は2024年度に有識者検討会を設置し、報告書の結果も踏まえて、公益通報者保護法改正も含む制度の見直しに向けた議論を始める方針だ。

報告書では、19年1月以降に公表された企業の不祥事に関する調査報告書265本を分析。

制度が不正の早期発見や是正に生かされなかったケースなどを調べ、実効性を妨げている要因を整理し、改善策を提言した。

制度が機能しなかった主な事例として、不正が代々引き継がれ誰も声を上げなかったケースや、通報者の保護が不徹底な事例が目立った。

報告書は「規範意識の鈍麻」や「制度への信頼の低さ」などが制度の機能を妨げる要因となっていると指摘。改善のためには経営トップが制度の意義を認識し社内への発信を強化することが重要だとして、定期的な研修の実施や声を上げやすい企業風土の醸成などを提言した。

【出典】日本経済新聞 2024/03/27朝刊 13版 46面

社内不正通報とハラスメント相談受付

事業所における不正発見の端緒の第1位は内部通報です!

健康経営を推進するうえで内部通報窓口の設置は必須とも言える状況です。内部通報窓口代行サービスは、コンプライアンス違反(不正・ハラスメントを含む)の早期発見、リスクの迅速な検知を支援いたします。

法令違反はもとよりハラスメント相談・内規違反・企業倫理違反・メンタル相談までを広くカバーします。会社と従業員双方に安心を提供します。

改正公益通報者保護法

2022年6月に施行された法律です。
法改正により、従業員数300人を超える企業は内部通報に適切に対応するため、
・内部通報受付窓口の整備・拡充(企業の外部に設置することが適当とされています)
・調査・是正措置のための体制整備
・通報に係る機密保持の徹底 
等が義務付けられました。

パワハラ防止法

2022年4月に中小企業も対象になった(※大企業は2020年6月)法律の通称です。
企業は職場におけるパワーハラスメント防止のため、
・企業によるパワハラ防止の社内方針の明確化と周知・啓発
・苦情などに対する相談体制の整備
・被害を受けた労働者へのケアや再発防止 
等が義務付けられました。

改正公益通報者保護法とは

企業をはじめとする事業者による一定の違法行為などを、労働者が組織内の通報窓口や外部のしかるべき期間に通報し、組織の違法行為を明るみに出すことによってその是正を促し、消費者や社会に利益をもたらし、また不正の目的でなく通報を行った労働者を保護するとともに、国民の生命、身体、財産を保護するための法律とされています。(政府広報オンラインより抜粋)

2006年に施行された法律ですが、適切に対応しない事案や公益通報者の保護が十分に図られていない事案が生じたことから、2020年6月に改正法が成立、2022年6月から改正法が施行されました。情報が一瞬で拡散する現代において不祥事が外部に流出することは大きなリスクであり、また健康経営の意識の高まりからも、従業員が安心して働ける職場に向けて公益通報者保護法に準じた組織体制の構築は欠かせません。

改正公益通報者保護法のポイント

特に重要なポイントは、社内の不正が社内を飛ばして行政機関やマスコミに渡った場合、社内としてはいきなり火消しに追われることになります。通報窓口の敷居が高かったり、通報に対するフローが不明であったり、信頼性が低かったりする場合には通報者は不正の是正の手段として「内部告発」を選ぶ可能性があります。

内部告発を避け組織内でのソフトな解決糸口を探るためには、内部公益通報によって法令違反行為が是正される期待感を高めることは当然として、社内通報窓口の敷居を低く、公正で、透明性の高い部門であると従業員たちに十分な信頼いただくような利用しやすい環境の整備が不可欠です。

内部通報窓口の機能

内部通報窓口とは

内部通報窓口(ヘルプデスク)とは、社内の不祥事等を発見した従業員からの通報・相談を受け付ける窓口です。発生した不祥事や不正行為を企業が早期発見・早期対応し、被害の防止を図ることを目的として設置します。

仮に、内部通報窓口が設置されていない場合、従業員は不祥事や不正行為を発見しても、自身の不利益を恐れてなかなか通報に踏み切れません。企業は発生している不祥事や不正行為を十分に把握できず、不正会計・データ隠蔽・ハラスメントなどが社内で横行するリスクがあります。

内部通報窓口は、通報した従業員の情報や通報内容を秘密にした上で、当該の不祥事等を調査・是正していく点が特徴です。通報者の特定がされないため、従業員は不利益を恐れず通報を行えます。

平成28年度に行われた内部通報制度の実態調査では、内部通報制度を導入している事業者の割合は46.3%となっていました。また、社内の不正発見の端緒については「従業員等からの内部通報」が58.8%と、従業員からの通報が不正発見に役立っていることが分かります。
(出典:
消費者庁「平成28年度民間事業者における内部通報制度の実態調査報告書」

2022年6月に施行された「改正公益通報者保護法」では、従業員数が300人を越える企業は内部通報窓口の設置が義務付けられるようになりました。企業は内部通報窓口を設置し、適切に運用していくことが求められます。

内部通報窓口を設置する3つのメリット

内部通報窓口の整備は、従業員数が300人以下の企業では努力義務に留まっていますが、内部通報窓口は設置によるメリットが大きいため、従業員数が300人以下の中小企業であっても積極的な設置を推奨いたします。

1. 社内不正の早期発見

内部通報窓口を設置することで、従業員からの通報を受け付ける体制が整い、社内の不正の早期発見につながります。不正を早期発見すれば早期対応もしやすく、被害が拡大する前に対処可能です。

社内の不正を放置すると、新たな不正が次々と行われる可能性があります。不正の早期発見・早期対応を通して、企業として不正を厳しく是正する姿勢を示し、新たな不正の発生を防げる点もメリットです。

2. 社内コンプライアンスへの意識向上

内部通報窓口の存在を従業員が認識することで、従業員の間で「不正で内部通報されたくない」という気持ちが広がります。不正をしないように気を付ける企業風土が作られていき、社内コンプライアンス意識の向上が期待できる点がメリットです。

社内コンプライアンス意識の向上により、正規の業務手順や法令を遵守する姿勢を持って従業員が働けるようになります。不正を未然に防止するだけではなく、販売する商品・サービスの品質向上や、顧客満足度の向上といったプラスの影響も期待できるでしょう。

3. 取引先からの信頼向上

企業が起こした不正行為や不祥事は、取引先企業の経営にまで影響を及ぼすケースもあります。近年はSNSを介した情報拡散や炎上による評判低下も起こり得るため、企業は取引先が不祥事を起こさないかどうかにも注意しなければなりません。

内部通報窓口を設置すると、コンプライアンス意識が高い企業として社外から信頼されるようになります。内部通報窓口がない競合他社よりも評価されやすくなるなど、他企業との取引において有利に働く可能性があります。

内部通報窓口を設置のパターン

1. 自社設置

自社設置とは、社内に設置する内部通報窓口です。平成28年度に行われた内部通報制度の実態調査では、通報窓口の設置場所として「社内のみに設置」と回答した企業は全体の32.1%となっていました。
(出典:
消費者庁「平成28年度民間事業者における内部通報制度の実態調査報告書」

社内窓口の設置場所は、一般的に総務部・人事部などの管理系部門や内部監査部門です。設置した部門内で担当者を決定し、運用も自社で行います。内部通報窓口の運用にかかるコストを抑えられる点が社内窓口のメリットです。

ただし、規模が小さい中小企業では社内窓口の担当者がほとんどの従業員と顔見知りのケースもあります。従業員によっては顔見知りの担当者に相談できず、通報を躊躇してしまう可能性もある点に注意が必要です。

2. 外部委託

外部委託とは、専門業者に外部委託して設置する内部通報窓口です。

企業の外に存在する社外窓口は、従業員にとって不正を通報しやすい場所となります。内部通報窓口の設置目的である「不正の早期発見」につながりやすい点が、社外窓口のメリットです。

また、社外窓口では通報の受け付けを外部の相談員が担当します。企業の事情に深く関わらない第三者を通すことにより、通報者の匿名性確保や通報内容についての公正な判断を期待できる点もメリットです。

したがって、中小企業においては「外部委託」の方が、使い勝手が良いと言えます。

当社の取組み

英知コンサルティングでは、社外の「内部通報 外部窓口」の運営を受託しております。
従業員の皆様の中には、職場内の不正、いじめ、パワハラ、セクハラ、差別などを受け悩んでいても、社内で声をあげることができないケースが決して少なくありません。当社では、そうした従業員の皆様の「駆け込み寺」として、一次対応をしております。

悩んでおられるご本人は、総務部や人事部、また社長にも相談できずに堪えていることが多いのが実態です。モチベーションも下がり、仕事にも身が入らない状態かもしれません。異変に気が付いた人事部や社長が声をかけたとしても、ご本人はなかなか「本音」を話さないものです。

放置しておけば、出社できなくなったり、うつ状態になったり、最悪の場合は優秀な社員を失うことにもなりかねません。当社では、CHO(最高人事経験者)経験者や、法律系資格(弁護士・司法書士・行政書士・社会保険労務士など)および、心理学系の資格(認定心理士など)の資格を有するコンサルタントが一次対応することで、事態が大きくなる前に解決する仕組みが完備されております。

「コンプライアンス」対策と、従業員の「福利厚生サービス」の一環として、多くの企業様にご利用いただいております。

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このページの監修者

清水 一郎

英知コンサルティング株式会社
代表取締役 社長兼CEO
代表パートナー 

Executive Consultant 清水 一郎

<職歴>
・大蔵省(現 財務省/官僚)
・等松青木監査法人(現 有限責任監査法人トーマツ
   
/会計士補・公認会計士・税理士)
・東証JQ 精密機器(常務取締役 兼 CFO)
・東証JQ 小売(常務取締役 兼 CFO)
・東証一部 商社(代表取締役副社長 兼 COO)
・当社 代表取締役社長兼CEO(現任)

<学歴>
博士(法 学)東京大学大学院 
博士(経営学)一橋大学大学院
修士(経済学)慶應義塾大学大学院
修士(心理学)早稲田大学大学院

<登録可能資格>
公認会計士、税理士、司法書士、弁理士、不動産鑑定士、中小企業診断士、社会保険労務士、

ITストラテジスト 、公認内部監査人、CFP、臨床心理士、他41資格

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<専門分野>
経営戦略、営業戦略、マーケティング、間接部門改革、法務、財務、金融、マクロ経済、会計、税務、監査、IPO、資産運用、不動産、組織、人事、人材育成、コーチング

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