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最終更新日  2024年02月28日

最終更新日  2023年10月06日

就業規則作成|東京の英知コンサルティング株式会社

当社の社会保険労務士が「就業規則」を作成いたします。就業規則は、人事・服務規律など、労働者の労働条件や待遇の基準を明確に定めた「​実質的」なものであることが重要です。 

当社の強み

私たちの経験豊かな経営コンサルタントチームが、就業規則作成に関するサポートを提供いたします。労働環境の円滑な運営と従業員の保護を確保するために、適切な就業規則の策定は欠かせません。私たちは、以下の制約条件に基づいて、わかりやすく、簡潔な就業規則を作成いたします。

1.就業時間と休憩
従業員の働きやすさを重視し、適切な就業時間と休憩時間を定めます。労働基準法に基づく法定労働時間の遵守や休日労働に関する規定など、法的要件を的確に反映させます。

2.賃金体系と給与支払い
公正かつ透明性のある賃金体系を策定し、従業員の正当な報酬を確保します。給与支払い日程や手続き、昇給・賞与制度の明確な規定も含まれます。

3.休暇と休業
従業員が健康的な生活と仕事のバランスを保つために、年次有給休暇や特別休暇、育児休業など、適切な休暇制度を導入します。また、緊急時や災害時における休業・休暇措置についても明確な規定を設けます。

4.行動規範と倫理
組織内の一体感や社会的な信頼を高めるために、行動規範と倫理に関する規定を設けます。従業員の職務義務や個人情報の取り扱い、反社会的行為の禁止など、組織文化を支える基本原則を明確にします。

5.労働安全衛生と労災補償
従業員の安全と健康を守るために、労働安全衛生に関する規定を含めます。労働災害の予防や適切な応急処置、労災補償制度の説明など、従業員の安全を最優先に考えます。

6.雇用条件と雇用契約
雇用契約の基本事項や試用期間、雇用形態、労働契約の終了条件など、雇用に関する重要な条件を明確に規定します。雇用における権利と責任のバランスを保つことを目指します。

私たちの経営コンサルタントチームは、中小企業経営者の皆様のニーズに合わせた就業規則作成をお手伝いします。適切かつ明快な規則の策定により、効果的な人事管理を実現し、組織の持続的な成長を促進します。ぜひ、私たちの専門知識と経験を活かして、経営課題を解決するお手伝いをさせてください。

就業規則とは

就業規則は、労働時間、賃金などの労働条件や職場の服務規律などを定めた書面です。労働者が安心して働ける職場であることは、業種、事業規模、上場会社・非上場会社などを問わず、すべての会社にとって重要な規則です。

したがって就業規則で労働時間や賃金、人事・服務規律など、労働者の労働条件や待遇の基準を明確に定め、労使間でトラブルが生じないようにしておくことが重要です。

就業規則の作成根拠

就業規則は、労働基準法第89条において「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」とされています。

「10人以上の労働者」を使用しているかどうかは、事業場ごとに判定します。例えば、労働者を15名使用している会社があったとします。15名の内訳として東京本社では8名、関西営業所では7名を使用している場合、事業場(東京本社、関西営業所)ごとに判定すると、いずれも10人に満たないので就業規則の作成・届出義務は労働基準法上ありません。

東京本社では11名、関西営業所では4名を使用している場合、事業場(東京本社、関西営業所)ごとに判定すると、東京本社のみ10人以上の労働者を使用していますので、東京本社のみ就業規則の作成・届出義務が労働基準法上発生します。

「常時10人以上」の判定

「常時10人以上」かどうかは、使用者と労働契約を結んでいる労働者の数が基準となります。事業場の正社員の数で決まるものではなく、その事業場で実際に働いている人員で決まります。例えば、正社員が少なくても、臨時工やパートタイマーを含めて常時10人以上が働いていれば、就業規則作成義務が発生します。

これに対し、 派遣労働者は派遣元の事業場の労働者としてカウントされるため、派遣先の企業では人数に含まれません。また、一時的に10人未満になることがあっても、年間を通じてほとんど10人以上が働いていれば「常時10人以上」に当ります。

他方で、労働者が常時10人未満の事業場では、就業規則作成義務はありません。ただし、労働条件や職場で守るべき規律などをめぐる事業主と労働者との間のトラブルを未然に防ぐという役割を考えると、就業規則は是非作成しておくことを推奨いたします。

就業規則の意義

労働者が安心して働ける明るい職場を作ることは、事業規模や業種を問わず、すべての事業場にとって重要なことです。そのためには、あらかじめ「就業規則」で労働時間や賃金をはじめ、人事・服務規律など、労働者の労働条件や待遇の基準をはっきりと定め、労使間でトラブルが生じないようにしておくことが大切です。

就業規則は、労働基準法第89条において「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」とされています。これに違反すると、30万円以下の罰金が科せられます。 労働基準法上の「労働者」は、職業や雇用形態の種類を問わず、会社に使用される、賃金を支払われる者すべてとされています。

就業規則の作成手順

1.就業規則を書面により作成する
2.過半数組合または過半数代表者からの意見聴取をする
3.上記2の意見書を添付して所轄の労働基準監督署長へ届出

就業規則の内容

「就業規則」に記載する事項には、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」があります(労働基準法第89条)。

絶対的必要記載事項(必ず記載しなければならない事項)

1. 労働時間関係
  始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就
    業させる場合においては就業時転換に関する事項

2.賃金関係
  賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事
  項

3.退職関係
 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

注意点

就業規則の内容は、事業場の実態に即したものでなければなりません。その理由は、就業規則で定めたことは、労働者と事業主の双方を拘束することになりますので、その内容は実態に即したものにしておかなければ、事業主は法令に即した労務管理ができないからです。

そのため、厚生労働省の公表している就業規則例や、他社の就業規則を参考にすることも大事ですが、安易に流用して作成することは、後々不都合が生じるおそれがあるので注意が必要です。

とりわけ上場審査においては、労働時間の把握方法は未払賃金の有無を確認するための前提として注目されるポイントです。

「新規上場申請のための有価証券報告書(Ⅱの部)記載要領」においても、「時間外労働及び休日労働の管理方法(労働時間の記録、管理職による証人、人事担当部署による管理の方法を含む)」や「時間外労働の状況」について記載が求められていることからも重要なことが分かります。

上場準備の過程においては、過去・現在の未払い賃金発生の有無を全社的に調査する必要があります。万が一ある場合には、早期に清算し、改善策を練らなくてはなりません。

実務においては、この未払賃金の存在が明るみになり、従業員との間で清算業務が上手くいかず、上場が延期されるという事態もしばしば目にするところです。とりわけ、賃金債権の時効は、2020年4月の民法改正を受け、残業代請求権の消滅時効が2年から3年に延長されましたので、今後はますます未払賃金の有無は上場審査に当たって、ウェイトが大きくなる事項でしょう。

このように、上場にあたって未払賃金の有無は早期に解決するべき課題となるので、上場申請予定期の2年程前から労務DD(デューデリジェンス)を受け、労務コンプライアンスを徹底遵守する取組がなされるのが通例です。

外国人の取扱い

日本国内で就労する外国人にも、原則、労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法などの労働法が適用されます。

上場審査においては、外国人労働者に対する社内管理体制の整備・運用状況についての説明が求められることもありますので、規程、慣行などを確認しましょう。

パートタイマーの取扱い

就業規則は、すべての労働者に適用されるように作成することが必要です。

パートタイム労働者のように、その勤務の態様等から通常の労働者と異なった定めをする必要がある場合には、通常の労働者に適用される就業規則の他に、パートタイム労働者等一部の労働者のみに適用される別個の就業規則を作成することとしてもよいとされています。

ただし、この場合には、一般の就業規則に、
① 別個の就業規則の適用を受ける労働者は、一般の就業規則の適用を除外すること
② 適用除外した労働者に適用される就業規則は、別に定めることとすること
を明記しなければなりません。

相対的必要記載事項
(定めをする場合に記載しなければならない事項)

1.退職手当関係
適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

2. 臨時の賃金・最低賃金額関係
臨時の賃金等(退職手当を除きます。)及び最低賃金額に関する事項

3. 費用負担関係
労働者に食費、作業用品その他の負担をさせることに関する事項

4.安全衛生関係
安全及び衛生に関する事項

5.職業訓練関係
職業訓練に関する事項

6.災害補償・業務外の傷病扶助関係
災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項

7.表彰・制裁関係
表彰及び制裁の種類及び程度に関する事項

8. その他
事業場の労働者すべてに適用されるルールに関する事項

就業規則の作成および変更の手続

労基法は、労働者を1人でも使用する事業場に適用されますが、「就業規則」については、常時10人以上の労働者を使用する事業場においては、これを作成し、または変更する場合に、所轄労働基準監督署長に届け出なければならないとされています(労基法第89条)。

また、「就業規則」は、企業単位ではなく事業場単位で作成し、届け出なければなりません。例えば、1企業で2以上の営業所、店舗等を有している場合、企業全体の労働者の数を合計するのではなく、それぞれの営業所、店舗等を1つの事業場としてとらえ、常時使用する労働者が10人以上の事業場について「就業規則」を作成する義務が生じます。

なお、複数の営業所、店舗等の事業場を有する企業については、営業所、店舗等の就業規則が変更前、変更後ともに本社の就業規則と同一の内容のものである場合に限り、本社所在地を管轄する労働基準監督署長を経由して一括して届け出ることも可能です。

「就業規則」を作成または変更する場合の所轄労働基準監督署長への届出については、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、過半数で組織する労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者の意見を記し、その者の署名又は記名押印のある書面(意見書)を添付しなければなりません(労基法第90条)。

この場合の労働者の過半数を代表する者は、①労基法第41条第2号に規定する監督又は管理の地位にある者でないこと、②就業規則の作成及び変更の際に、使用者から意見を聴取される者を選出することを明らかにして実施する投票、挙手等の方法によって選出された者であることのいずれにも該当する者でなければなりません(労働基準法施行規則第6条の2)。

就業規則の作成又は変更に当たっては、その内容をよく吟味するとともに、上記の手続等を遵守しなければなりません。特に、就業規則を労働者にとって不利益に変更する場合には、労働者の代表の意見を十分に聴くとともに、変更の理由及び内容が合理的なものとなるよう慎重に検討することが必要です。

労働者の意見を聴取しなければならない場合

就業規則を作成し、又は変更する場合、労働者が知らない間に、労働条件が不利益に変更されたり厳しい規律などが定められたりすることのないように、労働者の代表の意見を聴かなければなりません。

意見聴取とは、意見を求めてその見解を参考にするという意味です。
したがって、労基法では積極的な協議あるいは同意まで要求しているものではありません。

そのため、過半数組合や代表者の意見が就業規則に反対であっても、その旨の意見を記載した書面を就業規則届出の際に添付すれば足ります。
ただ実務上は、反対意見が出されればその理由を検討し、就業規則に反映させるか、労働者側に使用者の考え方を十分説明し理解を得るという対応が望ましいです。

労働者の代表は、

①労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合
②過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者
の意見を記し、その者の署名又は記名押印のある書面(意見書)を添付しなければなりません(労基法第90条)。

労働者の過半数を代表する者は、

①労基法第41条第2号に規定する監督又は管理の地位にある者でないこと
②就業規則の作成及び変更の際に、使用者から意見を聴取される者を選出することを明らかにして実施する投票、挙手等の方法によって選出された者であること
のいずれにも該当する者でなければなりません(労働基準法施行規則(以下、「労基則」という。)第6条の2)。

選出方法

投票(挙手)により、過半数の労働者の支持を得た者を選出する方法や、各職場ごとに職場の代表者を選出し、これらの者の過半数の支持を得た者を選出する方法などがあります。
使用者が一方的に指名することや、親睦会の代表者を自働的に代表者とすることは許されません。

なお、選出方法については、事業場の労働者の意向を反映させることのできる民主的な手続きであれば、労働者の話し合い、持ち回り決議でもよいとされています(11.3.31基発169)

実務では規模の大きい事業場において職場ごとに代表者を選出し、各職場の代表者の間で過半数代表者を決定する間接選挙方式をとっている例もありますが、企業において過半数代表者の選出方法について制度化しておくことが望ましいです。

任期

過半数代表者というのは、就業規則の意見聴取の場合だけでなく36協定などの労使協定の労働者側当事者にもなります。
労基法は過半数代表者の任期というものを予定していませんので、任期を定めていない場合には、就業規則の作成、変更のたびに過半数代表者を選任しなければならないことになります。

しかし、従業員の多い企業では、そのつど選任を行なうことは実務上、困難なことが多いので、1~2年程度の期間であれば事前に予定されている就業規則変更事項を掲げて過半数代表者を選任し、その事項に関してはその代表者を過半数代表者とする取り扱いは認められるべきと考えられています。
ただし、長すぎる任期の定めはその有効性にも争いが出る可能性があるので、注意が必要となるでしょう。

就業規則の作成又は変更に当たっては、その内容をよく吟味するとともに上記の手続等を遵守する必要がでてきます。
現在の職場の現実の労働時間、賃金等の労働条件あるいは職場規律などについての制度や慣行を整理し、それを基に検討していきます。

特に、就業規則を労働者にとって不利益に変更する場合(給与や休暇など)には、労働者の代表の意見を十分に聴くだけでなく、変更の理由及び内容が合理的といえるかを慎重に検討することが必要です。
この点は、労働契約法第9条と第10条に要請される要件が具体的に法定されていますので、是非、参考にしてみてください。 なお、就業規則の届出については電子申請でも行うことが可能です。

周知

作成した就業規則は、労働者への配付、労働者がいつでも見られる職場の見やすい場所への掲示・備付け、あるいは電子媒体に記録しそれを常時モニター画面等で確認できるようにするといった方法により、労働者に周知しなければなりません(労基法第106条第1項)。

就業規則は、ただ作成した、労働者の代表者から意見を聴取した、というだけでは効力は発生しません。就業規則の効力発生時期は、就業規則が何らかの方法によって労働者に周知された時期以降で、就業規則に施行期日が定められているときはその日、就業規則に施行期日が定められていないときは、通常は労働者に周知された日と解されています。

したがって、周知されていない就業規則には効力がありません。そのため、従業員もその就業規則に縛られません。

就業規則は10名以下でも作成すべきです

「就業規則」は作成すれさえすれば、よいというものではありません。より良い会社にするためには、「就業規則」を作成し、適正に運用しなければなりません。
しかし「就業規則にがない場合は、でデメリットが生じる場合があります。「就業規則」作成しておくことにより、労使間のトラブルが発生した際に、適切な対処ができるようになります。

労基法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場では「就業規則」の作成義務が課せられていますが、従業員を1人でも使用したならば「就業規則」を作成すべきと、当社では考えております。

就業規則は、各作業場の見やすい場所への掲示、備付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければなりません(労働基準法第106条)。周知方法の例は以下のとおりです。

常時各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける。
書面で労働者に交付する。

電子的データとして記録し、かつ、各作業場に労働者がその記録の内容を常時確認できるパソコンなどの機器を設置する。

英知コンサルティングの実績

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