段取り八分に仕事二分

仕事の効率化について考えてみたいと思います。

「段取り七分に仕事三分」という、ビジネス格言をご存知でしょうか？この言葉の意味は、「段取りさえ終われば業務の７割は終わったようなものであり、仕事の部分は残りの３割の労力で終わらすことができる」ということです。

プロジェクトで成功を収めている人のほとんどは、段取りを欠かしません。段取りは、業務の一部と考えて当たり前に実行している人の多くがデキるといわれる人なのです。

残念なことに無駄な残業や業務に追われて時間を費やしている人ほど、この仕事術を使っていません。この段取りの仕事術では、慣れるに従い残業時間を従来の半分以下や無くすほどの効率アップも望めるのです。

無駄にはならない学校の予習、スケジュールを事前に立てると考えてください。ここでは段取りにあたってのポイントを取り上げていきます。この段取りの仕事術で、早いスタートを切りライバルに差をつけましょう。

どんな業務を遂行しなければいけないのか目的を明確にし、期日を定めスケジュールを組み段取りをします。

目的を見失わないことが大切で、プレゼン資料ならば何を売りにしたいのか、どこに向けたものなのかという趣旨がそれてしまえば全く違う結果となってしまいます。

この仕事術で段取りをするにあたってもやっつけ仕事にしないために根幹がブレないことが必要です。いつも６Ｗ２Ｈを意識し、今何をやっているのかを見失わないことです。

段取りの上で次に大事なのは、同じ失敗を繰り返さないための過去のデータや周りの情報収集です。必ず、成功ノウハウ、失敗談が聞けるので同僚や先輩などにリサーチしたり、マニュアルにも目を通すのも段取りのひとつで、上手い仕事術と言えましょう。

段取りとしていろんな事例を把握しておけば、アクシデントの対応もスムーズにいきます。この仕事術では自分の能力や仕事速度も熟知できますので自分の器を知ることにより急な業務依頼にも応えることが可能となります。

段取りの仕事術の中でも重要なのが、作業の優先順位です。
翌日の営業をその時々で時計を見ながら時間通りに回るだけでは、全くライバルとも差がつきません。この段取りの中では、細かなスケジュールを優先順位に沿って組むことにより、空き時間を把握できれば有効利用し電話一本もできます。

さらに、交通事情や天候を予測し、アポイントの時間に間に合わせ相手に悪印象を植え付けないこと。作業に関しては単純作業、一人でできるものを後回しにするなどの段取りすれば、急な業務命令が割り込んでも対応できて頼れる人となれるでしょう。

タイムテーブル、スケジュールを明確にするため、チームでは共有のボードなど、個人ではスケジュール帳を大いに活用しましょう。

ある大工さんの話です。

その大工さんは、
①　他の大工さんよりも仕事のスピードが2倍速い
②　クレームや手戻り・手待ちがない
③　近隣からの評判がいい
④　営業にお客様を紹介してくれる
⑤　監督の代わりに次の業者さんに連絡までしてくれる
というスーパー大工さんだった。

その大工さんは、釘を打つスピードが速いわけでもなく、造作を作るスピードが速いわけでもなかった。

ただ、前段取りのレベルに他の大工さんと格段の違いがあった。
材料が届いたらその材料が足りているかどうかを確認し不足がありそうだったら、監督に電話をしておく。

事前に図面を監督から預かって、自宅で徹底的にチェックし分からない部分や、失敗しそうな部分があったら事前に確認しておく。

一日作業をスタートする前に、その日一日使う材料を作業する場所に運んでから、仕事をスタートする。

優秀な人材は、忙しい時ほど、前段取りの時間を大切にする。

ぜひ今一度、自分に問うてみていただきたい。
仕事の前段取りはしっかり出来ているだろうか？ 

段取りの要素を確認してみましょう。
一般的に、｢段取り｣の要素となるのは次のようなものです。

① 事前準備
② 仕事に対しての心構え
③ゴールをイメージする
④ 工程づくり、スケジュール管理
⑤未来への予測とその対応策
⑥関係者への根回し
⑦ 周りの人との連携、報告・連絡・相談
⑧アクシデント対策
⑨仕事の始めと終わりのミーティングなど
⑩ 最後の締めくくり、後片付け、後処理 

「きちんと段取りがつけられた状態」とは、下記のことを全て終えた状態のことです。
ステップ０：下地を整える
ステップ１：仕事を分解する
ステップ２：時間を見積もる
ステップ３：スケジュールに組み入れる
ステップ４：発注者と調整・合意する 

段取りのコツは「スケジュールに“山”と“谷”を作る」ことも重要です。
具体的なイメージを元に段取りを決めても、うまくいかないことがあります。それは、段取りを決めたことで安心してしまう場合です。完璧なスケジュールを立てると、それだけで仕事が終わったような気になり、実行に移すことに興味を持てなくなってしまうのです。つまり、見通しがクリアになりすぎると、道のりが平坦になるため、逆にやる気が削がれてしまうことがあるわけです。

そこで、段取りを決める際には、「2つの異なる仕事を交互に行う」という“山”と“谷”を盛り込むようにします。

例えば、「完了させなくてもよいタスク」と「完了させなければいけないタスク」を交互に並べるという方法です。こうすることで、緊張を強いられるタスクと、リラックスして取り組めるタスクという起伏が生まれますので、飽きることなく続けられます。他にも以下のような組み合わせが考えられます。

・「集中を要するタスク」と「集中しなくてもよいタスク」
・「散らかすタスク」と「組み立てるタスク」
・「やったことがあるタスク」と「やったことがないタスク」

如何でしたでしょうか？

いち早く段取りをすることは、不測の事態にも対処が冷静にでき、自分の能力と内容を照らし合わせ、スムーズに業務が進められます。この仕事術を使えば、効率アップも望めて残業が減るどころか、仕事幅も広がりこなす数も増えることからライバルに差がつく出来る人へと進化します。

達成には、明確なビジョンと小目標を決めてスケジュールを綿密にし、情報をフルに活用します。段取りをマニュアル化することによって次からの業務もスムーズに進められます。

2021年05月03日