経理不正防止コンサル

企業で横領が起きる最大の理由は、不正や横領がしやすい環境にあるためです。例えば、日ごろから現金の管理がずさんであり、現金勘定が合っていないのが常態化していれば、従業員が魔が差してしまいかねません。

また、現金の出し入れや預金の管理などを一人の従業員に任せていると横領が容易になりやすく、お金に困った従業員が誘惑に負けるリスクが高くなります。

不正や横領が発覚しにくい環境にあることも、横領が起きる大きな原因の一つです。例えば、経営者が一人の経理担当者を信用しきってしまい、通帳と現物のチェックを怠っていれば、仮に着服されても気付かれにくいでしょう。

不正や横領が発覚しづらい環境にあれば、不正や横領がエスカレートする可能性もあり、非常に危険です。

従業員が不正や横領を軽く考えていることで、事故や犯罪が起きる場合もあります。

例えば、従業員がお金に困ったタイミングで「数日後に返すから、少しくらい無断で借りてもよいだろう」「バレたらすぐに返せばよいだろう」などの軽い考えから、横領に及ぶケースなどです。

しかし、これが発覚せず「上手くいって」しまった場合には徐々に感覚が麻痺していき、多額の横領を繰り返す可能性があります。

経理の不正や横領が起きる原因は「会社のチェック体制が甘い」からです。会社全体でチェック体制が機能していれば、不正や横領をするスキも生まれません。

横領はばれにくい少額から始まります。ばれなければ定期的に横領が続いてしまい、結果として大きな金額にふくれ、社内の第三者が気づいて表沙汰になることがほとんどです。

しかし、チェック体制が整っている会社は、少額の不正や横領でもすぐ発覚することがあります。現金と預金、帳簿など会計業務に複数人が携わり、全員がチェックの目を光らせていれば横領するスキも生まれにくいのです。

経理が一人しかいない中小企業も決して珍しくありません。経理を複数人雇用することは、人件費を支払えるだけの経済的な余裕がないと難しいためです。

会社によっては、新入社員の頃から何十年も経理を担当している場合もあります。付き合いが長く、通常業務も問題なくこなしていれば信頼するものです。ただ、信頼しすぎるとチェックが甘くなります。

また、経営者が経理の知識をあまり持っていないことも、良くない傾向です。経理担当者が「少々横領してもわからないだろう」と判断しても不思議ではありませんし、一度行ってバレなければ、以降、少額ずつ横領などをしてもバレないと考えるかもしれません。

経理担当者は、「横領なんて悪いことをするはずはない」という過度な信頼が経理の不正につながるケースもあるのです。

経理担当社員に対し、不満が溜まるような扱いをしている会社も少なくありません。例えば、経理という仕事を、経営者が軽く見ているケースです。

本来、経理は会社の運営を支える重要な部署ですが、中には軽んじられているケースもあります。

会社で花形部署といえば、営業が挙げられるでしょう。「大きな契約を受注した」「新規取引先を開拓した」、このような業績を上げれば、華々しい評価を受けます。

ところが、経理の仕事は「お金の計算をしているだけ」と見られることもあります。

業務に対する適切な評価を与えられなかったり、その他の部署と比べて簡単な仕事をしていると見られたり、待遇が他部署と比べ低かったりすれば、モチベーションが低下してしまうのも無理はないと言えます。

「営業部門が管理部門を食わしてやっている」と、うそぶく営業社員を、わたしは何人も見てきました。

経理の仕事を担当したことのない、営業や技術系の社長が、経理を単に「お金の計算をしているだけ」と軽視することで、経理担当が不満を募らせ、モチベーションが低下し、復讐として横領をするケースもありました。
 

最も典型的な横領は、現金の抜き取りです。小口現金やレジ現金を管理する担当者が、日々の現金の取り扱いを不正に行うケースです。

例えば、レジ締めの際に現金を少額ずつ抜き取り、帳簿には存在しない架空の経費を計上して帳尻を合わせるなどの手口があります。

小口現金やレジスターから現金を抜き取る行為がまかり通っている場合には、そもそも現金勘定が合わないことが常態化していることが多く、現金過不足などの勘定科目で安易に処理をしてしまっている場合もありました。

中には現金売上を除外するなど、脱税につながる行為を行っている場合もありました。

経理担当者が企業の銀行口座から不正に送金や引き出しを行うケースです。例えば、企業の銀行口座から自分の個人口座に資金を移動させたり、企業の支払い名目で架空の取引先口座に送金し、後で現金を受け取るなどの手口があります。

預貯金の取り扱いを経理担当者などに任せている場合には、預金の不正な振込送金や不正引き出しが行われる場合がありました。

この場合、そのまま経理処理をすると横領は簡単に発覚するため、横領を隠すために架空の経費を計上したり請求書を偽造したりするなど、巧妙な手口が取られることも少なくありません。

預貯金口座からの横領は、現金の抜き取りと比較して被害額が大きくなる傾向にあります。

仕入れ先と共謀して、水増し請求を行うケースです。例えば、実際には存在しない商品やサービスの代金を請求し、企業が支払った後、仕入れ先からキックバックとして現金を受け取る手口です。

横領は、購買部門の従業員と、仕入れ先の担当者などとが共謀して巧妙に行われます。例えば、本来は500万円で購入できる商品の仕入れについて、取引先の担当者と共謀して700万円の請求書を発行してもらいます。

その見返りとして、会社ではなく購買部門の従業員個人が、取引先から100万円など一定額のキックバックを受け取る手口です。

水増し請求によるキックバックは、横領額が多額になるケースがあります。

仮払金勘定、仮受金勘定は不正や横領の温床になりやすい科目です。支払先や支払内容が不明または明らかにしたくない場合などに仮払金勘定が使われます。

また、受取先や受取内容が不明または明らかにしたくない場合などに仮受金勘定が使われます。やむを得ず、仮払金勘定、仮受金勘定を使用することは実務上ありますが、不正の温床になりやすいという認識が必要です。

例えば、仮払金勘定に多額の金額を計上し、実際には使っていないにも関わらず使ったように見せかけて現金を抜き取る手口です。

仮払金勘定、仮受金勘定が長期間にわたり未処理の場合は、速やかな原因究明が必要です。

また、安易に現金過不足勘定を使用させないことも大切です。万一、現金過不足勘定を使用する場合には、速やかに上司に報告させるルール化が必要です。
 

従業員に対して定期的にコンプライアンス研修を実施し、不正行為の重大さとそのリスクを理解させることが重要です。不正が発覚した場合の処罰についても明確に伝えることで、抑止力を高めることができます。

横領の発生事例や、横領をした従業員のその後の処遇（刑事罰の対象となったケースや、損害賠償請求をされたケースなど）を紹介することで、横領の抑止力につながります。

また、コンプライアンス研修を定期的に実施することで、会社が横領を許さないとの意思が伝わり、この点でも抑止力となるでしょう。

ただし、当然ながら横領などに手を染めず真面目に業務に励む従業員や経理担当者も多い中、あまりにも研修に力を入れてしまうと、疑われていると感じた従業員が業務への意欲を失ってしまいかねません。

そのため、研修の開催頻度や研修内容については慎重に検討することが必要です。

 

就業規則の懲戒規程を見直し、不正行為に対する処罰を明確にすることが重要です。懲戒処分の具体的な内容や手続きを明示し、従業員に対して周知徹底することが必要です。

従業員に対して解雇や減給などの制裁を科すためには、原則として就業規則や雇用契約書にその旨の規程を定めておかなければなりません。

そのため、横領をした場合の制裁について就業規則などに定めるよう、就業規則などを見直しておくことも一法です。厳しい制裁を定めることで、横領の抑止力となる効果が期待できます。

経理業務において、複数人によるダブルチェック体制を整えることが重要です。例えば、現金の取り扱いや銀行口座の管理など、重要な業務については複数人が関与し、互いにチェックし合う体制を構築します。横領を防止するためには、可能な限り横領をしづらい環境を作ることが重要です。

そのための対策の一つとして、現金や預金を取り扱う業務について、ダブルチェック体制を整えることが挙げられます。

経理担当者が一人で預金口座から振込みができたり、金庫から現金を取り出したりできない仕組みにすることが、不正や横領の防止につながります。

経理業務を一人の担当者に任せてしまうと、経理業務がブラックボックス化しやすくなります。ブラックボックス化した状態は、不正や横領に手を染めやすい状態であり、不正や横領の発見が遅れ、取り返しのつかない状態を招きかねません。

まず、小口現金に関してです。小口現金を利用している会社は多いですが、小口現金出納帳など、帳簿の管理やチェックが甘いと横領が起こりやすくなります。

実際、帳簿に記載された残高と実際の現金が一致しているかのチェックが適切に行われなかったために横領が起きたケースもありました。

対策として小口現金管理担当者に「出金伝票と請求書や領収書などのエビデンスの提出がないと支払わない」というルールを徹底することが重要です。

ただし、小口現金管理者の横領は防げません。そのため、小口現金管理者以外にチェック担当者を設けます。業務が終わったら毎日、出金伝票をチェックさせます。

また、帳簿の残高と実際の現金が一致しているかどうかもチェックします。

次に、預金に関してです。経理担当者が預金口座の入・出金を一人で完結できる仕組みは、不正や横領の大きな原因になりますので、直ちに改善が必要です。例えば、預金通帳と銀行印の管理者を分けるだけでも不正防止に効果があります。

また、ネットバンキングを利用しているなら、振込送金を一人では行えない対策が必要です。送金担当者とカードの管理者を分けるだけでも効果があります。

ワンタイムパスワードを利用しているなら、送金担当者とワンタイムパスワード管理者を分けるのも一つの方法です。また、振込に当たっては、上司による承認を必要とする設定にすることも重要です。

共通するのは「一人では引き出せない、振込送金ができない仕組み」を構築することです。

こうした仕組みが運用されれば、横領という考えが頭をよぎっても「どうせばれる」と思い直す可能性が高くなるため抑止力になります。

また、たとえ横領が起きなかったとしても、その経理担当者が急に退職や休職する必要が生じた際に、社内が大きな混乱に陥ってしまう可能性があります。

そのため、経理はチーム制として、ブラックボックス化を避ける対策が必要でしょう。

 

現金をできるだけ早く銀行口座に入金することで、現金の管理を厳密に行います。現金が手元に長期間残ることがないようにすることで、不正行為のリスクを減らします。

横領を防止するためには、従業員が現金に触れる機会をできるだけ減らすことがポイントです。そのため、現金売上のある業種であれば、レジスター内の現金をできるだけ速やかに銀行口座へ入金するルールを構築する必要が重要です。

横領を防ぐには「当日、売り上げた現金は当日中に預金口座へ必ず入金する」といったルールが有効です。店舗に置いたままだと、横領の可能性だけでなく、盗難の恐れもあります。

また、入金担当者以外の従業員が、売上報告をすることも牽制効果があります。本社の経理担当者は報告を受けた金額と入金された金額が一致するか、定期的にチェックするのです。

当日中に入金とチェックをしないと、売上金と入金額が違っていても不正かどうか判断しづらくなります。

さらに、現金過不足ができるだけ発生しないよう従業員教育を徹底したり、レジスター内の現金を銀行へ入金する作業を一人で行わないようルール化するのも効果的です。

 

可能な限り小口現金を廃止し、全ての支払いを銀行振込やクレジットカードで行うようにします。現金の取り扱いを減らすことで、不正行為のリスクを大幅に減らすことができます。

小口現金とは、日々の業務で発生する細かな支払いに使うため、金庫などで常備しておく現金のことです。

中小企業ではこの小口現金にまで管理が行き届かないことも多いため、現金化不足が発生しやすく横領の温床となる可能性があります。

そのため、可能であれば小口現金自体を廃止することも検討するとよいでしょう。

例えば、支払いには原則として法人カードを使用したり、やむを得ず現金払いをする際には立替経費として銀行振込で精算するルールにすることにより、小口現金の廃止が可能になります。

銀行口座の入出金履歴を定期的に確認し、不審な取引がないかをチェックします。定期的なチェックを行うことで、不正行為が早期に発見される可能性が高まります。

経営者が自社の通帳や入出金履歴を定期的に確認することも横領の防止には効果的です。経営者が自社のお金の流れを理解し注視しているとの姿勢を見せることが、横領の抑止力となるためです。

また、万一、横領が発生した際にも帳簿上の預金残高との差異や不審なお金の流れに気づきやすく、横領を早期に発見しやすくなります。

定期的に通帳をチェックする、これが一番簡単で重要な対策です。通帳をチェックすれば「いつ、何円」引き出されたかがわかります。

通帳をチェックする担当者は社長でもいいですし、上位の社員でもいいでしょう。支払いに対応する出金伝票と請求書などのエビデンスがあるかを必ずチェックすることが重要です。

問題はチェック担当者が一人しかいない場合です。チェック担当者もグルになれば問題は簡単には露見されません。チェック担当者を固定せず、毎日チェック担当者を変えるのも対策になります。
 

各種帳簿を整備し、正確な記録を保つことが重要です。帳簿の記録が曖昧であったり、不備があると不正行為が発覚しにくくなります。定期的な帳簿の見直しと整備を行うことが必要です。

いわゆる「どんぶり勘定」では、経理の不正が起きやすくなります。そのためには、入金伝票や出金伝票、または現金出納帳、小口現金出納帳などの帳簿を作成し、お金の流れを記録しておくことも重要です。お金の流れを正しく理解していないと、不正が起きていたとしてもすぐに気づくことができません。

また、日々、現金実査を実施し、金種表を作成することも重要です。

現金の残高、申請する現金の金種などが把握できます。また、作成して終わりではなく、社長など作成者より上位の立場の人が承認する体制を整えておくことも不正がしづらい組織づくりとして有効です。

切手や印紙類の管理を厳密に行い、不正使用を防止します。これらの物品も現金同様に厳密な管理が必要です。使用履歴を記録し、定期的に在庫を確認することが重要です。

切手や印紙の枚数を日常的に管理することも重要です。切手や印紙類は現金よりも管理が甘いことが多く、不正使用を通じて横領されやすいのです。

切手や印紙を購入時と使用時に帳簿に記録することが大切です。

責任者となる上司や社長が何のために使用しているかをチェックできれば、不正もしづらくなります。また、高額印紙は会社ではなく、別途管理するのも一つの方法です。

内部監査部門を設置し、定期的に経理業務の監査を行うことで、不正行為の発見と防止を図ります。内部監査部門があることで、従業員に対して不正行為に対する抑止力を高めることができます。

社長直属の内部監査部門を設置することで、内部牽制機能が強化されます。内部監査部門は、社長に代わって、各部門の業務が法令や社内規程などの定め通りに行われているかを監査する部門です。

社長の命に従って監査を行う独立性と強制性のある部門です。

內部監査を実施することで、不審な点を見つけやすくなるでしょう。

経営者の立場だと、従業員を疑っているような気持ちになるかもしれませんが、経理での不正を長期間見逃せば、被害額が数億円に及ぶことも少なくはなく、経営に重大な結果を及ぼす結果になりかねません。

また、支店がある会社では抜き打ち監査も有効でしょう。支店には社長が常駐していません。チェックが甘いと判断し、不正経理に手を染める人が出やすい環境にあります。抜き打ち監査なら、不正の証拠を発見しやすいため、対策としてはたいへん有効です。

定期的に外部の専門機関による監査を受けることで、経理業務の透明性と信頼性を確保します。外部監査によって、内部では気付かない不正行為や不備が発見される可能性があります。

中小企業の多くは、定期的に税理士に会計帳簿を見てもらっていますが、税理士は「税」の専門家であって「監査」の専門家ではありません。

従って、税理士が従業員や経理による不正や横領を発見することは滅多にありませんし、また期待すべきでもありません。

一方、公認会計士は「監査」の専門家ですので、誤謬、不正および横領などを見つける知識と能力をもっています。

内部監査と併せ、毎月または四半期のペースで、公認会計士の監査を受けることで、不正に対する抑止効果が大きくなります。
 

ダブルチェック体制を整えたり、ブラックボックス化を避けたり、内部監査部門を設置するなどの対策が不正や横領の防止に有効とはいえ、人員や資金に余裕のない中小企業にとっては、ハードルが高く感じるかもしれません。

そうした意味からも、外部機関による定期的な監査は、コストパフォーマンス上も現実的と考えられます。

弊社（英知コンサルティング株式会社）では、公認会計士やCIA（公認内部監査人）、および企業でCFO（最高財務責任者）や内部監査部門経験者などによる経理の不正防止支援と監査を承っております。

ご興味のある方は、ぜひ英知コンサルティング株式会社までお問い合わせください。